Compte rendu de l’AG du 13 octobre 2018

Odyssée de l’imaginaire AG 13/10/18

Présents

9 (et 5 pouvoirs) / 17 : Quorum atteint

Ordre du jour

Dates diverses

  • Le forum des associations : 8-9 sept.
  • Fête du Centre social des Champs plaisants : 15-sept
  • Convention de rentrée de l’Odyssée : 13-14 octobre.
  • AG, 13 octobre 10h.

Rapport moral

Activités ponctuelles

  • Pas de convention à cause d’un problème de temps de préparation.
  • Sayonne’Ara 5 et 6 avril : participation pour la 4eme année, 2000 visiteurs, le stand est bien classé. 150 figurines achetées. 0 bénéfice net mais il nous reste des figurines.
  • Portes ouvertes du centre d’animation des Champs Plaisants : l’association y était représentée et a participé avec une exposition de figurines et des combats costumés avec épées en latex.
  • VOTE 16 pour –  1 abstention, le rapport moral est accepté.

Figurines

  • De par les invendus des activités (dont Sayonne’ara) La collection de figurines (150) et peintures s’enrichit. + colle diorama.
  • Possibilité de retourner à Sayonne’ara, selon le thème de l’année.

Activités JDR des samedis

  • 8 enfants réguliers, 2 tables les samedis après-midis (1 semaine sur deux)
  • Des plus petits arrivent.
  • Réduction de la participation de Yann et Jacques pour raisons personnelles è Relais possible par Pierre, Sarah, Sébastien, Mathieu, voire Philippe.
  • Question : peut-on profiter pour faire des tables et/ou des rencontres pour rôlistes les après-midis ?
  • Liste et fiches d’inscriptions : dans le classeur !
  • Organiser un planning !

GNP

  • Le changement d’organisation commencé l’année dernière et approfondi cette année est de niveau quasi professionnel. Un grand merci à tous et particulièrement à Patoche pour son travail sans oublier les autres (animateurs de réunion scénarios, participants aux WE cabanons et enfin à tous ceux qui s’investissent pour le GN les jours d’avant et d’après : préparation ET démontage/rangement)
  • Excellents retours, des axes d’amélioration.
  • Inscriptions : dématérialisation prévue par le biais du site Helloasso et changement d’adresse courrier.
  • Budget prévisionnel et investissements.
  • Déménagement du cabanon: on lance l’estimation des travaux pour préparer chez Mathieu B: plancher à refaire. Achat d’un palan.

Centre social

2 réunions

  • Journée Portes ouvertes : organisé au dernier moment mais ce fut une belle réussite. Merci à ceux qui se sont dévoués.
  • Propositions intervention « semaine bleue » 2019 è jeux pour seniors : jeux classiques et découverte de nouveaux jeux.
  • Signature de convention annuelle en cours. Les papiers ont été envoyés le 22 août dont demande pour pouvoir jouer deux WE par mois de nuit. Pas encore de retour officiel de M Breysse (Mairie de Sens)

Administratif

  • Domiciliation du siège social : passage chez Mathieu è déclaration à la préfecture à faire
  • Nous avons un numéro SIREN/SIRET ce qui nous permet de demander des subventions

Année prochaine

  • Essayer d’être présents aux Galactic Days à Auxerre l’année prochaine ?
  • Faire une convention (fête de l’Odyssée)  au printemps :
    • Oui sur un événement, à préciser ?
    • 23-24 février ?
  • Organiser des soirées enquêtes pour touristes, avec partenariat avec Office du Tourisme de Sens, sujet porté par Guillaume Lussiez.
  • Organisation de Murder. Idée de Guillaume en cours de déploiement
  • Ouvrir l’inscription à l’association de façon dématérialisée.

Bilan Financier

Excédent 541€

Valorisation du matériel de l’association : Il devient nécessaire de faire un inventaire du matériel du GNP et de celui qui est stocké dans l’armoire du centre social.

  • Vote POUR unanimité
  • Proposition de cotisation maintenues à 10€. Voté à l’unanimité.

CA et Bureaux

À renouveler : Yann Ancelin, Philippe Robin, Sébastien Lacheze, Mathieu Bittoun, Catherinev Rollin et Jacques Morvan

Pas de modification du nombre de membres du C.A

13 membres actifs dont 7 au CA.

Yann ne sollicite pas le renouvellement. Guillaume Lussiez se présente

  • CA élu à l’unanimité et maintenu à 7 membres.

LE CA 2018-2019 :

  • Philippe ROBIN
  • Sébastien LACHEZE
  • Catherine ROLLIN
  • Guillaume LUSSIEZ
  • Jacques MORVAN
  • Jérôme MISRACH
  • Mathieu BITTOUN

Réunion CA, élection du Bureau

Philippe se représente en tant que président :

  • Renouvellement du site et outils de communication, publicité, salles. Sans doute pour la dernière année.

Catherine se maintient au moins un an sur la trésorerie. Guillaume pourrait reprendre si besoin.

Secrétariat, Yann quitte. Mathieu Bittoun le reprend

Initiation JDR

Yann est là cette année, sauf si poste impromptu. Sébastien disponible, sous réserve.

Philippe en cas d’urgence. Sarah peut dépanner. Mathieu peut dépanner.

Des jeunes savent masteriser. Reprise le 29/9. Envoyer un planning pour publication sur site et FB.

24/11 25 ans de l’Odyssée : chez Jérôme

Élus à l’unanimité :

  • Président : Philippe ROBIN
    • Adjoint : Jérôme MISRACH
  • Trésorière : Catherine ROLLIN
    • Adjoint : Guillaume LUSSIEZ
  • Secrétaire : Mathieu BITTOUN

Responsables de Pôles

  • Sébastien LACHEZE : figurines
  • Jacques MORVAN : Initiation
  • Christophe VILLARET : JDR adultes
  • Patrick AUBRY : scenario GNP2

Prochain CA

Courant novembre, CA 25/11 Nouveau local pro de Jérôme

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